vast invulveld op alle pagina's

Hallo,
een jaar terug al eens aan een website begonnen maar eigenlijk afgehaakt omdat het niet wil lukken zoals ik het wil.
Nu maar weer de stoute schoenen aan, en weer begonnen.
even een start gemaakt op http://mobil.mon-roe.nl

Ik wil een website maken waar we via een vast invulscherm alle door ons bezochte camperplaatsen noteren.
De vaste gegevens zijn oa adres, coordinaten, checkboxen waar je aan kan geven of er water, electriciteit etc aanwezig is.
Verder willen we er ook foto’s erbij kunnen zetten en het mooiste zou zijn om een totaal overzicht in google maps te krijgen van geheel Eurapa.

De landen wil ik dan per categorie splitsen en een overzicht geven als ik in de menu balk op het land klik.

Het vaste invulscherm is dus eigenlijk alleen voor mijzelf, niet voor bezoekers, zodat alles er eenduidig uit komt te zien en ik niets vergeet te vermelden.

Een mooi voorbeeld heb ik gevonden op http://freecampsites.net/default-form/

Wat heb ik nodig om dit te realiseren en is dit redelijk makkelijk te realiseren, misschien dat iemand mij er bij wil helpen?